a  Содержание

 

a 2.1 Работа со списками. Сортировка  

Понятие списка

    В Microsoft Excel под списками подразумеваются таблицы со связанными между собой данными. Имеется набор функций облегчающих обработку и анализ данных в системе. Списком может быть справочник, ведомость и т.д. Список – это база данных, т.к. воспринимается программой в виде определенной структуры. Это дает возмож-ность доступа к таким операциям как сортировка или поиск информации. Программа формирует списки из отдельных частей таблицы, при этом учитываются основные элементы списка.

    Создадим документ следующего вида:

  1. Создайте новую книгу. Для этого выполните команду Файл/Создать, выберите Чистая книга и нажмите ОК.

  2. Поместите курсор мыши в рабочую область программы. Наберите в ячейках А1- Е1 имена полей: фамилия, имя, отчество, адрес, телефон.

  3. Выделите ячейки А1-Е1 и установите шрифт Times New Roman 14 пунктов, а затем выровняйте по центру.

  4. Заполните все остальные ячейки шрифтом Arial 10 пунктов.

  5. Установите внутренние и внешние границы для таблицы. Для этого выделите таблицу и выполните команду Формат/Ячейки. Затем выберите вкладку Граница и щелкните на кнопки: внешние и внутренние. Или щелкните на соответ-ствующий значок граница на панели инструментов форматирование.

  6. Отрегулируйте ширину столбцов по содержимому. Для этого выделите таблицу и выполните команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины.

        Таким образом строки списка становятся записями, а заголовки столбцов – именами базы данных. Нужно помнить, что пустая строка указывает на окончание списка, поэтому не следует оставлять пустых строк между заголовками столбцов. Имена полей должны располагаться в верхней части списка и находиться в отдельных ячейках.

Сортировка.

    При вводе записей можно не обращать внимание на их порядок, т.к. в дальнейшем есть возможность сортировать списки.

  1. Для того чтобы программа Microsoft Excel обнаружила список нужно щелкнуть на любой ячейке, относящейся к списку.

  2. Выполните команду Данные/Сортировка. После чего программа сама выделит таблицу.

  3. В окне Сортировка диапазона выберите сортировать по Фамилия, затем по Имя, в последнюю очередь по Отчество. Все сортировки установите по возрастанию. В переключателе Идентифицировать поля по установите переключатель на: подписям (первая строка диапазона). Нажмите кнопку ОК.

    Получим документ следующего вида:

    В Microsoft Excel можно производить многоуровневую сортировку, когда совпадают одно или несколько полей.

Сортировка данных.

    Создадим документ следующего вида:

    Создайте таблицу в соответствии с образцом. Выполните сортировку по трем ключам в следующем порядке (по убыванию): музеи театры, магазины. Для этого:

  1. Выделите всю таблицу.

  2. Выполните команды Данные/Сортировка. В выпадающем списке Сортировать по выбрать "Музеи", установить переключатель в позицию По убыванию. Далее в выпадающих списках Затем по и В последнюю очередь, по выбрать соответственно "Театры" и "Магазины". Установить переключатели в позиции По убыванию. Нажмите кнопку OK.

    В результате у вас получиться таблица следующего вида:

Построение диаграмм.

    Откройте файл Сортировка данных. Попытаемся представить в графическом виде данные по количеству магазинов в округах. Создадим документ следующего вида:

  1. Выделите два столбца таблицы, содержащие названия округов и данные по числу магазинов. Для выделения несмежных ячеек, удерживайте нажатой клавишу CTRL. Включите в выделение заголовки.

  2. В меню Вставка выберите команду Диаграмма. Начнет работать Мастер диаграмм.

  3. В первом окне Мастера диаграмм выберите тип диаграммы - круговую объемную и нажмите кнопку Далее.

  4. В третьем окне во вкладке Подписи данных выберите переключатель Категория и установите флажок Линии выноски. Во вкладке Легенда уберите флажок Добавить легенду.

  5. В четвертом окне установите переключатель Имеющемся и нажмите кнопку Готово.

  6. Поместите диаграмму в нужное место (желательно, чтобы она не закрывала таблицу).

  7. Щелкните по заголовку диаграммы. Выберите меню Формат и в нем команду Выделенное название диаграммы, сделайте шрифт полужирным.

  8. Далее щелкните по метке сектора г.Зеленоград и удерживая нажатой левую кнопку мыши сместите метку немного вправо, так чтобы все надписи были хорошо видны.

  9. Сохраните полученный документ на диске С: в папке Учебные документы под названием Построение диаграммы.

Диаграмма.

    Создадим документ следующего вида:

    Для создания такого документа необходимо выполнить следующие действия:

  1. Выделите ячейки A-F. Выполните команду Формат\Столбец\Ширина. Задайте ширину столбца 12 см и нажмите кнопку ОК.

  2. В первой строке выделите ячейки A-F.

  3. На панели инструментов Форматирование выполните команду Объединить и поместить в центре и напечатайте заголовок (размер шрифта 14 пунктов).

  4. Создайте таблицу. Напечатайте заголовки столбцов – формат абзаца По правому краю, тип шрифта Полужирный. Аналогично напечатайте заголовки строк.

  5. Введите значения ячеек таблицы.

  6. На основе таблицы создайте диаграмму. Для этого выделите таблицу, выполните команду Вставка\Диаграмма, во вкладке Стандартные в диалоговом окне Тип выберите цилиндрическая, и выберите нужный вид.

  7. С помощью мышки растяните границы диаграммы до нужных размеров и поместите ее в нужное место.

    Сохраните документ на диске С: в папке Учебные документы в файле с именем Диаграмма.