Технология создания таблиц на примере базы данных “Учебный процесс”


Рассмотрим последовательность необходимых действий при создании файла и таблиц базы данных на примере проекта базы данных “Учебный процесс’.

Для создания файлы базы данных выполним команду меню Файл|Создать (File|Create). В окне Создание (New) выберем вкладку Общие (General) и щелкнем кнопкой мыши на значке Базы данных (Blank Database). В окне Файл новой базы данных (File New Database) зададим имя файла новой БД – Учебный процесс.mdb. Опре¬делим папку, в которой будет размещен этот файл.

Создание таблицы

В соответствии с технологией проектирования реляционной БД структура каждой таб¬лицы базы данных “Учебный процесс’ должна определяться составом реквизитов соот¬ветствующего информационного объекта в ИЛМ.

Основные параметры структуры таблицы, соответствующей информационному объекту ГРУППА, представлены ниже в табл. 3.1.

Создание структуры таблицы ГРУППА

Начнем создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. В окне базы данных (см. рис. 3.3) выберем объект Таблицы (Tables) и нажмем кнопку Создать (New). В окне Новая таблица (New Table) (см. рис. 3.4) выберем строку Конструктор (Design View).

В соответствии с приведенными в табл. 3.1 проектными параметрами структуры для таблицы ГРУППА в окне конструктора Таблица1:таблица (см. рис. 3.15, 3.16) нужно:

Таблица 3.1. Основные параметры структуры таблицы ГРУППА
Имя поля Ключевое поле Уникальное поле Обязательное поле Тип данных Размер Число десятичных знаков Подпись поля Условие на значение
Сообщение об ошибке
НГ Да Да Да Текстовый 3 Ном. группы
КОЛ Нет Числовой Байт Кол. ст. в группе >=0 And <=35
Кол. студентов больше допустимого
ПБАЛЛ Нет Числовой Одинарное с плавающей точкой(4 байта) 2 Прох. балл >2 And <5 Or 0
Ошибка в оценке


Рис. 1.1. Выбор размера для поля КОЛ (количество студентов в группе) в окне конструктора таблиц

Рис. 1.2. Определение свойств поля ПБАЛЛ (средний проходной балл в группе)


Условие на значение, которое заносится в бланк запроса, является выражением, которое может быть сформировано с помощью построителя выражений (рис. 1.3). Построитель вызывается при нажатии кнопки справа от строки Условие на значение (Validation Rule), в которую выражение должно быть введено (см. рис. 1.2).

ВНИМАНИЕ

Рис. 1.3. Окно построителя выражений с выведенным списком всех операторов

После ввода выражения в окно построителя и нажатии клавиши Access выполняет синтаксический анализ выражения и отобразит его в строке Условие на значение (Validation Rule).

Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле НГ, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле (Primary Key). Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл. 3.1.

Сохраним созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице – “ГРУППА”. Выполним команду Файл|Сохранить (File | Save) и введем это имя в окне Сохранение (Save As) (см. рис. 3.8). Таблица ГРУППА появится в списке объектов Таблицы (Tables) в окне Учебный процесс: база данных (Database). При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных Учебный процесс.mdb.

Упражнение

Создайте структуру таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, СТУДЕНТ. При создании таблиц используйте проектные параметры их структуры, которые представлены в приложении к главе 3.

Рассмотрим некоторые особенности в создании структуры таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ СТУДЕНТ базы данных “Учебный процесс”.

Использование данных типа Поле объекта OLE(OLE Object)

В таблице КАФЕДРА предусмотрено поле ФОТО, которое должно содержать фотографию заведующего, хранящуюся в формате графического редактора Paint в файле с расширением .gif. Тип данных такого поля должен быть определен как Поле объекта OLE (OLE Object). Размещение этого объекта в поле производится на этапе заполнения полей таблицы. Объект может быть внедренным или связанным.

ЗАМЕЧАНИЕ

Внедренный объект сохраняется в файле базы данных и всегда является доступным. Двойным щелчком мыши на ячейке, содержащей внедренный объект, открывается возможность редактирования объекта средствами приложения, в котором объект был создан.

Связанный объект сохраняется в файле объекта. Файл объекта можно обновлять независимо от базы данных. Последние изменения будут выведены на экран при следующем открытии формы или отчета. При работе с базой данных также можно просматривать и редактировать объект.

Отредактированный связанный объект будет сохраняться в файле объекта, а не в файле базы данных. Связывание объекта удобно при работе с большими объектами, которые нежелательно включать в файл БД, а также с объектами, используемыми в нескольких формах и отчетах. Если связанный файл объекта перемещен, необходимо повторно установить связь.

ЗАМЕЧАНИЕ

Использование данных типа Поле MEMO

В таблице ПРЕДМЕТ предусмотрено поле ПРОГР, которое будет содержать текстовое данное большой длины – краткую программу курса. Для такого поля выбирается тип данного – Поле MEMO (Memo). Ввод данных в это поле можно выполнить непосредственно в таблице, либо через область ввода, вызываемую нажатием клавиш +.

Если тексты программ по предметам подготовлены в некотором текстовом редакторе, например, Microsoft Word, и хранятся в отдельных файлах, удобно для этого поля задать тип Поле объекта OLE (OLE Object) и при вводе значений в него установить связь с файлами.

Использование данных типа Гиперссылка(Hyperlink)

Специальный тип данных Гиперссылка (Hyperlink) позволяет хранить гиперссылки в полях таблиц БД.

Поля с типом Гиперссылка (Hyperlink) используются для перехода к объектам той же самой или другой базы данных Access, к документам, созданным в различных приложениях Microsoft Office, и расположенным на локальных или сетевых дисках, к страницам Web-серверов и документам других ресурсов в сети Internet или intranet. При щелчке мышью на гиперссылке осуществляется переход к документу, который открывается создавшим его приложением. Подробно создание гиперссылок в таблицах, формах и отчетах будет рассмотрено ниже. Там же рассмотрено создание гиперссылки в поле таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.

Определение составного первичного ключа

В таблице СТУДЕНТ в составной первичный (уникальный) ключ входят поля НГ и НС. Для определения этого в режиме конструктора таблиц надо выделить оба эти поля, щелкая кнопкой мыши на области маркировки при нажатой клавише . Затем нажать кнопку панели инструментов Ключевое поле (Primary Key).

Аналогично определяются составные ключи в таблицах ИЗУЧЕНИЕ УСПЕВАЕМОСТЬ.

Упражнение

Создайте структуру таблиц ИЗУЧЕНИЕ, УСПЕВАЕМОСТЬ. При создании таблиц используйте параметры, которые представлены в Приложении A.

Таблица A.1. Описание свойств полей таблицы СТУДЕНТ
Имя поля Ключевое поле Уникальное поле Обязательное поле Тип данных Размер Число десятичных знаков Подпись поля
НГ Да Да Текстовый 3 Группа
НС Да Да Текстовый 2 Номер студента в группе
ФИО Да Текстовый 15 ФИО
ГОДР Нет Числовой Целое Год рождения
АДРЕС Нет Текстовый 25
ПБАЛЛ Нет Числовой С плав. точкой 4 байта 2 Проходной балл


Таблица A.2. Описание свойств полей таблицы ГРУППА
Имя поля Ключевое уникальное поле Обязательное поле Тип данных Размер Число десятичных знаков Подпись поля Условие на значение Сообщение об ошибке
НГ Да Да Текстовый 3 Ном. группы
КОЛ Нет Числовой Байт Кол. ст. в гр. >=0 And <=35 Кол. студ. больше доп.
ПБАЛЛ Нет Числовой С плав. точкой 4 байта 2 Прох. балл >2 And <5 Or 0 Ошибка в оценке


Таблица A.3. Описание свойств полей таблицы КАФЕДРА
Имя поля Ключевое поле Уникальное поле Обязательное поле Тип данных Размер Число десятичных знаков Подпись поля
ККАФ Да Да Да Текстовый 2 Код
НКАФ Нет Текстовый 15 Название
ТЕЛ Нет Текстовый 9
ЗАВ Нет Текстовый 15 ФИО зав. каф.
ФОТО Нет Поле объекта OLE Фотография заведующего


Таблица A.4. Описание свойств полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ
Имя поля Ключевое поле Уникальное поле Обязательное поле Тип данных Размер Подпись поля
ТАБН Да Да Да Текстовый 4 Таб. номер
ФИО Да Текстовый 30 ФИО препод.
СТ Нет Текстовый 15 Уч. степень
ЗВ Нет Текстовый 10 Уч. звание
ККАФ Да Текстовый 2 Код кафедры


Таблица A.5. Описание свойств полей таблицы ПРЕДМЕТ
Имя поля Ключевое поле Уникальное поле Обязательное поле Тип данных Размер Подпись поля Условие на значение Сообщение об ошибке
КП Да Да Да Текстовый 2 Код предмета
НП Нет Текстовый 15 Название предмета
ЧАСЫ Нет Числовой Целое Всего часов >0 And <=300 Число часов должно быть не более 300
ЛЕК Нет Числовой Целое Лекции
ПР Нет Числовой Целое Практика
ЧС Нет Числовой Целое Семестров
ПРОГР Поле MEMO Программа


Таблица A.6. Описание свойств полей таблицы ИЗУЧЕНИЕ
Имя поля Ключевое поле Уникальное поле Обязательное поле Тип данных Размер Число десятичных знаков Подпись поля
НГ Да Да Текстовый 3 Ном. группы
КП Да Да Текстовый 2 Код. предмета
ТАБН Да Да Текстовый 4 Таб. н. преп.
ВИДЗ Да Да Текстовый 3 Вид занятий
ЧАСЫ Нет Числовой Целое 0 Ср. балл по предм.
СБАЛЛ. ГР Нет Числовой С пл. точкой 4 байта 2


Таблица A.7. Описание свойств полей таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ
Имя поля Ключевое поле Уникальное поле Обязательное поле Тип данных Размер Число десятичных знаков Подпись поля
НГ Да Да Текстовый 3 Номер группы
НС Да Да Текстовый 2 Ном. студента
КП Да Да Текстовый 2 Код предм.
ТАБН Да Да Текстовый 4 Таб. н. препод.
ВИДЗ Да Да Текстовый 3 Вид занятия
ОЦЕНКА Нет Числовой Целое 0